Door onze proces optimalisatie en automatisering bespaard u veel tijd en geld
Wanneer moeten bedrijfsprocessen geoptimaliseerd worden?
Processen
Uw organisatie bestaat niet uit 1 enkele afdeling. Zijn uw medewerkers continue met hetzelfde bezig, of juist met de broodnodige vernieuwingen? Levert uw organisatie op een constante manier, een hoogstaand product op, of hangt dit van de waan van de dag af? Draait uw organisatie met dezelfde precisie als een Zwitsers horloge? Wij zorgen ervoor dat uw medewerkers weten waar ze aan toe zijn, en de herhalende handelingen tot het verleden gaan behoren.
Business Process Assessment
Drie tekens dat u een Business Process Assessment nodig heeft.
Zwicht uw team onder een steeds maar groter wordende werkdruk, en blijft u maar mensen kunnen toevoegen? Voelt uw operatie als een zwart gat? Als u zich afvraagt of uw bedrijfsprocessen moeten worden geoptimaliseerd, zijn hier drie van de meest voorkomende signalen.
Hoge mate van complexiteit
Als het proces te veel lagen, variaties of voorwaarden heeft, is dit een teken dat het proces te complex is. Een andere goede graadmeter is de feedback vanm medewerkers. Als ze het moeilijk vinden om een product de deur uit te krijgen, wordt het tijd om uw bedrijfsproces nader te bekijken. De kans is groot dat onnodige stappen de zaken ingewikkelder maken.
Gefragmenteerde bedrijfsprocessen
Fragmentatie vindt plaats wanneer bedrijfsprocessen niet goed worden geïntegreerd en beheerd. Wanneer organisaties in silo’s blijven werken, wordt het proces een complexe reeks overdrachten tussen functies. Deze opzet vergroot de kans op vertragingen, fouten en onnodige kosten. Dit zien we vanuit IT Saving behoorlijk vaak, bij snel gegroeide organisaties, of bedrijven waar een eiland cultuur heerst.
Hoog niveau van gebreken
Het kwaliteitsniveau van een product of dienst houdt rechtstreeks verband met de efficiëntie van een bedrijfsproces. Defecten leiden tot herbewerking en dit verhoogt de kosten. Een hoog niveau van defecten brengt ook de klanttevredenheid in gevaar. Defecten, vooral terugkerende, zijn uitstekende kandidaten voor optimalisatie van bedrijfsprocessen.
IT Saving
Vanuit IT Saving kunnen we u ondersteunen met raad en daad, op alle courante procesflows, en van 9001 tot 27001.
Hoe IT Saving uw bedrijfsprocessen in 4 stappen verbeterd
Wat maakt het beste process, en hoe zorgen wij ervoor, dat alleen het beste van uw organisatie blijft:
1. Identificeren
2. Analyseren
3. Verbeteren
4. Monitoren.
Identificeren
Het eerste dat u moet doen, is bepalen welk bedrijfsproces u wilt optimaliseren. Doorloop uw bedrijfsprocessen en kijk welke te complex is, hoge gebreken vertoont of fragmentatie en stress veroorzaakt binnen uw organisatie. Begrijpen hoe eenproces kan worden verbeterd, moeten we volledig begrijpen waat het toe dient. Een slecht process voor een afdeling, kan een kritisch onderdeel zijn voor de andere. Hier zijn enkele gidsvragen om u te helpen.
• Wat is het initiele doel van het proces?
• Wat is het huidige doel van het process
• Wanneer is het process ingeregeld
• Wat is de beoogde uitkomst of output per afdeling?
• Wanneer begint en eindigt het proces?
• Wat zijn de stappen die het proces bevorderen?
• Welke afdelingen of groepen medewerkers zijn betrokken bij het proces?
• Welke informatie wordt tussen de stappen doorgegeven?
Analyseren
Beoordeel voor deze stap uw huidige proces en hoe het momenteel presteert. Maak een visuele kaart van uw huidige proces om uw analyse te ondersteunen. Verzamel processtatistieken, zoals cyclustijden en doorvoer, om u een meer concrete beoordeling te geven. Evalueer elke stap of ze waarde toevoegen aan uw einddoel. Stel vast waar u knelpunten ervaart of dat er stappen zijn die kunnen worden geautomatiseerd of verwijderd. Bedenk of er betere en snellere manieren zijn om elke stap uit te voeren zonder aan kwaliteit in te boeten.
1. Teken de huidige processen uit in zwembaden
2. Teken de afdelingen in per process
3. Leg dit process tegen ieder afdeling doel aan
4. Toets processen tegen initiele doel
5. Toets inschattingen van medewerkers tegen monitoring data
6. Markt onderzoek naar best practices
7. Intern onderzoek naar interne best practice per medewerker
8. Interne audit met best of class, om best of breed te maken
a. Kruis werkprocessen van beide top performers
b. Review waar gaten vallen
c. Review waar menselijk falen van impact kan zijn
d. Review waar gemiddelde medewerker het best in zal passen
9. Spot mogelijkheden tot robotisering
10. Spot mogelijkheden tot efficienties
Verbeteren
Nu u de zwakke plekken in uw proces heeft geïdentificeerd, is het tijd om er oplossingen voor te bedenken. Uw analyse zal u begeleiden bij het opstellen van een actieplan om uw bedrijfsproces-optimalisatie-project volledig te implementeren. Samen met je team kun je verschillende mogelijke verbeter-oplossingen en actiepunten genereren. Beoordeel ze één voor één , waarna u uw uw meest haalbare oplossing implementeert.
Maak een plan voor de implementatie van een oplossing, zowel high over, als in detail. Op basis van uw high level, en low level, voeren wij een pilot uit. Dit toetst uw verbeterde process tegen uw interne change process. Meet tijdens uw pilot-run hoeveel het proces is verbeterd en pas uw implementatie gaandeweg aan. Dit geeft een cruising tussen Dev-Ops in de modern arbeidsplaats, met duidelijke vooraf bekende resultaat verwachtingen.
Monitoren
Tracking en monitoring zijn cruciaal bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. U moet een manier hebben om uw proces continu te evalueren. Zelfs nadat u uw optimalisatie-oplossingen heeft toegepast, komt er een tijd dat uw proces opnieuw moet worden geoptimaliseerd. Dit kan worden veroorzaakt door veranderingen in eisen, marktvraag en technologie. Door een mentaliteit van continue verbetering te hebben, weten u en uw team wanneer een ander optimalisatie-project voor bedrijfsprocessen moet beginnen.
Hiervoor kunnen wij de volgende oplossingen realiseren:
1. Process monitoring
2. Systeem monitoring
3. Applicatie monitoring
4. Uptime monitoring
5. Output monitoring
6. Traffic monitoring
7. Mid process monitoring & enhancement
Robotisering
Door handmatige werkprocessen te robotiseren kunnen wij u veel geld en tijd besparen.
Meerdere technieken
IT $aving werkt met alle grote automatisering partijen in de markt. Zo maken wij per case een keuze voor de beste techniek.
Power automate
Van alle grote partijen is Power Automate onze favoriet. Dit komt omdat veel bedrijven al werken met Microsoft en hierdoor de integratie makkelijker is.
Zapier
Van de drie de meest all-round applicatie. De apps en programma’s die door Zapier kunnen worden geautomatiseerd zijn eindeloos.
Cronjob
Dit is de opensource variant van de drie. In sommige gevallen is deze variant de beste keuze.